Les réunions téléphoniques à distance sont devenues monnaies courantes dans les entreprises. Mais pour éviter les incidents, il faut préparer le terrain.

Tout d'abord, pourquoi un tel engouement pour les réunions à distance ? Parce que c'est une source importante d'économie. Une fois son prestataire choisi, l'organisateur de la téléconférence se fois attribuer un numéro téléphonique, celui que tout le monde appellera. C'est la salle virtuelle. Il dispose d'un code, la « clé »de cette salle. Lui seul peut l'ouvrir ou la fermer. Enfin, chaque participant reçoit un autre code, qui lui permet de s'identifier en sécurité. Le succès de la conférence dépend surtout du soin porté à sa préparation car, au téléphone, la cacophonie ne pardonne pas. Pour l’éviter, établissez un ordre précis de prise de parole.
Quelles que minutes avant le début de la téléconférence, réunissez à portée de main les documents nécessaires.
Des systèmes plus complets (et plus chers) permettent désormais d'éviter les impairs.

Quelle que soit la technique choisie, la téléconférence doit s'utiliser avec modération. Il faut s'efforcer de maintenir un minimum de contact physique. C'est indispensable pour garder de bonnes relations.

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