Le téléphone reste un outil de communication indispensable entre une entreprise, les clients, les prospects et les partenaires. Il permet à la société d’être joignable à tout moment. Actuellement, chaque structure a la possibilité de mettre en place un service de permanence téléphonique pour s’occuper entièrement de la gestion des appels téléphoniques. Il est possible de l’établir en interne ou via une société spécialisée en externe.
Décharger les salariés de plusieurs tâches supplémentaires
La mise en place d’une permanence téléphonique est bénéfique pour apporter l’ordre dans l’organisation interne d’une entreprise. Cette dernière reste joignable à tout moment, mais en plus les salariés de l’entreprise pourront également se focaliser entièrement sur leurs missions principales.
Comme son nom l’indique, la permanence téléphonique doit être opérationnelle tout le temps. Les appels entrants doivent être traités sans exception. Dès que le téléphone se met à retentir, les agents responsables de l’accueil téléphonique doivent répondre immédiatement, avant la troisième sonnerie. Avec la rude concurrence actuelle, aucune entreprise ne doit pas se permettre de perdre un appel. Cela peut nuire grandement à l’image et à la santé financière de celle-ci.
Il faudra en effet une équipe disponible exclusivement pour cette tâche. Si la mise en place de ce service peut être impossible pour certaines structures, il est toujours possible de faire appel à un prestataire spécialisé en permanence téléphonique. Il s’agit d’une structure constituée d’agents compétents dédiée à ce type de mission. Elle saura répondre aux besoins du commanditaire en fonction de ses exigences au quotidien.
Généralement, cette société extérieure peut s’occuper de l’accueil téléphonique, des appels sortants, des transferts d’appels… Elle peut aussi informer et renseigner les appelants sur les produits ou services de l’entreprise. Parfois, elle se charge aussi de la gestion des agendas des professionnels ou encore de la prise de messages. Il faut dire que ces tâches sont réellement compliquées et chronophages. Cette solution d’externalisation est donc la meilleure option pour décharger le personnel de travaux supplémentaires.
Mise en place de l’humain au cœur de la relation client
La mise en place d’un service de permanence téléphonique offre bien d’autres atouts dans tous les secteurs d’activité. Qu’il soit en interne ou en externe, il mettra en valeur la relation client. Il faut dire qu’il s’agit de l’élément clé en qui dépendent l’augmentation du chiffre d’affaires et la réussite de la société en question.
Généralement, les consommateurs privilégient toujours la relation humaine. Certes, les e-mails, les messages et les autres technologies de communication permettent de converser sans réserve avec autrui. Cependant, ces éléments ne suffisent pas pour les satisfaire. C’est d’ailleurs pour cela que le téléphone est encore très apprécié jusqu’à aujourd’hui. Il permet d’entrer en contact direct avec le service commercial d’une entreprise. Les appelants souhaitent obtenir des réponses immédiates à leurs requêtes, doutes ou problèmes divers.
C’est d’ailleurs pour cela qu’il est intéressant de mettre en place un service performant constitué d’agents compétents. Un service de permanence téléphonique doit être bien formé pour satisfaire les appelants. Les télésecrétaires opérant pour les agences spécialisées ont, par exemple, suivi des formations sur les règles à respecter dans la communication téléphonique. Ils savent mettre en avant l’humain afin que les appelants soient en confiance. Ces points sont réellement importants pour soigner la relation client.
En définitive, la mise en place d’un service dédié est l’assurance d’une bonne organisation au sein de l’entreprise. Chaque employé pourra gagner en productivité puisqu’il ne sera pas dérangé par la gestion des appels. En optant pour l’externalisation, les bénéfices seront encore plus intéressants. Ce sera l’agence en question qui s’occupera de tout pour des tarifs bien abordables. D’autant plus qu’elle mettra une équipe de télésecrétaires compétente au service du commanditaire.
